Controlli su benefici connessi alla corruzione
Per assicurare che la determinazione, la registrazione e la corresponsione di regali e benefici non costituiscano operazioni in favore di un indebito vantaggio:
Controllare entità e frequenza di regali e ospitalità
Assicurando il controllo dei benefici corrisposti considerando la loro entità cumulata. Il valore economico cumulato di periodo, deve risultare inferiore al 10% del valore della prestazione di business a cui il beneficio fa direttamente o indirettamente riferimento
Stabilire importi massimi per regali e ospitalità
- I regali di cortesia verso personale interno ed esterno, a corpo singolo non devono superare il valore di 30 euro.
- L’importo diurno riservato all’ospitalità di personale esterno in caso di cortesia, non deve superare l’importo di 100 euro
Verificare che la frequenza di regali di modesta entità non contribuisca a farne accrescere il valore
- Assicurando, attraverso le registrazioni, il carattere di eccezionalità anche in riferimento ai regali di modesto valore
- Considerando, come occasioni plausibili di regalo, solamente quelle connesse ad occasioni che riguardano il gruppo (gruppo di lavoro, festività pubbliche, ricorrenze riconosciute).
- Evitando regali connessi alla persona (compleanno, ricorrenza personale)
Verificare la concomitanza di regali e ospitalità in relazione a business significativi a cui potrebbero collegarsi
Assicurando che, la concomitanza di regali e benefici con l’esecuzione di determinati business significativi, sia solamente casuale e non ascrivibile ad una relazione di scambio
Verificare l’appropriatezza dei vantaggi in relazione alle caratteristiche del beneficiario
In relazione ai vantaggi connessi ad eventuali benefici concessi, assicurare che questi siano appropriati e usufruibili dal beneficiario e che tale beneficiario non sostituisca, soltanto formalmente, un altro beneficiario occulto
Considerare il ruolo e i poteri del beneficiario
Assicurando che il beneficiario di benefici concessi dall’organizzazione non sia considerato tale in relazione al ruolo e ai poteri che dovrà o potrà esercitare. Evitare regali e benefici nei confronti di tutti coloro che eseguono funzioni pubbliche o assimilabili a queste e ai Pubblici Ufficiali
Subordinare l’elargizione di regali e ospitalità all’autorizzazione
Assicurando che il regalo corrisposto sia stato identificato, documentato per quanto possibile, e autorizzato da un ruolo apicale
Tenere una contabilità separata e trasparente per i regali e le ospitalità
Assicurando che qualunque elargizione di regali, benefici e ospitalità sia rilevata dalla contabilità ed esaminata, relativamente all’ammontare, alla frequenza e alla concentrazione presso determinati destinatari
Acquisire tutti i documenti inerenti ai regali e all’ospitalità
Assicurando che la documentazione di acquisto, di cessione e di trasferimento permetta identificazione ed il tracciamento dei benefici concessi. Documentare tutti i passaggi del beneficio per favorirne la trasparenza
Vietare donazioni nei confronti di enti politici
Assicurando che non vi siano donazioni ad enti politici e/o a carattere sindacale. Assicurare che destinatari fittizi non occultino tali enti nell’operazione di donazione
Subordinare le donazioni alle due diligence degli enti destinatari
Assicurando che eventuali donazioni verso enti non politici e sindacali siano avvenute sempre successivamente alla esecuzione di due diligence sul destinatario e alla valutazione dei suoi risultati
Divulgare pubblicamente le informazioni riferite alle donazioni
Assicurando che le donazioni che, l’organizzazione corrisponde siano rese pubbliche, entro le 24 ore dalla loro corresponsione, presso il sito istituzionale dell’organizzazione
Evitare le donazioni in prossimità di trattative contrattuali
Assicurando che le donazioni non avvengano in concomitanza di trattative contrattuali importanti. La prossimità temporale può occultare elargizioni che connotano l’indebito vantaggio a fronte di una trattativa di business. Assicurare che l’elargizione della donazione non abbia alcuna corrispondenza con beneficiari collegati direttamente o indirettamente alla trattativa
Assicurare la necessità di viaggi/trasferte
Assicurando che i viaggi e le trasferte del personale appartenente all’organizzazione e il personale appartenente a staff di lavoratori esterni siano pertinenti nei tempi e nei costi alla commessa, all’attività o comunque al processo che l’organizzazione sta gestendo e assicurare che tali spese siano imputate ad attività di business ben identificabili e misurabili
Comunicare agli enti di provenienza i dati di trasferta dei loro referenti
Assicurando che l’organizzazione che invia in trasferta il proprio personale presso le sedi della nostra azienda sia informata in merito al tempo di permanenza della trasferta e al lavoro compiuto
Limitare le spese di trasferte al viaggio, ai pasti e all’alloggio
Assicurando che i giustificativi di spesa riportati dal personale per il rimborso delle spese di trasferta, cumulativamente a quanto già eventualmente corrisposto, non superino l’importo di 100 euro complessive giornaliere
Pre-determinare l’importo delle spese di trasferta e subordinarle all’approvazione
Assicurando che ,ove le spese di trasferta, in fase di pianificazione delle attività, risultassero superiori all’importo massimo stabilito assicurare di riportare la previsione delle spese che eccedono tale importo specificandone, la voce, l’importo unitario e la motivazione e sottoporle all’approvazione dell’’alta direzione
Vietare il pagamento di spese per familiari e amici
Assicurando che i rimborsi spesa di trasferte non siano ascrivibili a costi sostenuti per parenti ed amici del personale interno e/o del personale esterno
Vietare il pagamento di spese per vacanze e svago
- Assicurare che i rimborsi spesa di trasferte non siano ascrivibili a costi sostenuti per motivi ricreativi non rientranti nelle attività di lavoro contemplati dalla trasferta
