Controlli finanziari
Per assicurare che la determinazione, la registrazione e la corresponsione di somme di denaro non costituiscano operazioni in favore di un indebito vantaggio devono essere applicati i seguenti “controlli finanziari” che consistono in :
Separare i compiti di chi approva e chi effettua i pagamenti
Verificando che, in mancanza di un ruolo gerarchico superiore, in relazione a ciascun pagamento effettuato da un ruolo apicale (Dirigente/resp. di processo) nei confronti di terzi, risulti in forma scritta, l’approvazione di un altro ruolo apicale di pari gerarchia
Attribuire l’approvazione del pagamento ad un ruolo gerarchico superiore
Verificando che in relazione a ciascun pagamento effettuato da un responsabile preposto con ruolo a carattere “operativo”, risulti in forma scritta, l’approvazione di un ruolo gerarchico superiore (apicale)
Assicurare che l’autorizzazione di pagamento sia subordinata alla verifica del beneficiario e delle prestazioni
- Verificando che, i beneficiari degli importi da corrispondere per i pagamenti, risultino i medesimi indicati dal contratto
- Assicurando l’identità attraverso l’acquisizione dei documenti di identità dei soggetti indicati
Approvare la richiesta di pagamento con due firme Verificando che i pagamenti effettuati siano stati approvati da due soggetti, che hanno rilasciato la relativa firma, di cui, almeno uno deve appartenere ai ruoli apicali Subordinare la richiesta di pagamento al riesame della documentazione
- Verificando che la richiesta di pagamento sia stata subordinata al riesame della seguente documentazione allo scopo di accertare la veridicità, l’esattezza e la concordanza dei dati:
- Contratto
- Documenti identificativi delle forniture
- Documenti identificativi del soggetto beneficiario
- Due diligence del soggetto beneficiario e dei soggetti coinvolti nell’operazione
- Due diligence dell’operazione
Subordinare la richiesta di pagamento al riesame della documentazione
- Verificando che la richiesta di pagamento sia stata subordinata al riesame della seguente documentazione allo scopo di accertare la veridicità, l’esattezza e la concordanza dei dati:
- Contratto
- Documenti identificativi delle forniture
- Documenti identificativi del soggetto beneficiario
- Due diligence del soggetto beneficiario e dei soggetti coinvolti nell’operazione
- Due diligence dell’operazione
Applicare restrizioni all’uso del contante
Assicurando che la registrazione dei pagamenti si rilevi tracciabile in forma elettronica oppure attraverso l’impiego del contante per un importo non superiore ai 100,00 €
Assicurare l’identificazione e la descrizione chiara ed inequivocabile dei pagamenti nei conti
- Verificando che le registrazioni di contabilità analitica permettano di rilevare, per i pagamenti:
- Il motivo del pagamento
- Il contratto di riferimento
- I conti economici interessati (materiali, energia, consulenza, ecc.)
- I conti finanziari interessati (cassa, banca, ecc.)
- Le commesse/operazioni di riferimento
Effettuare il riesame gestionale periodico delle transazioni finanziarie
Assicurando che tutte le transazioni finanziarie risultino: Identificabili, rintracciabili e riferibili alla documentazione contrattuale Conformi ai requisiti contrattuali che le prevedono Congruenti con i valori di mercato delle prestazioni a cui si riferiscono
Attuare audit finanziari tramite professionisti o società autonome e indipendenti
Attivando l’audit finanziario del revisore dei conti esterno all’organizzazione
Controlli non finanziari
Per assicurare che la determinazione, la registrazione e l’erogazione di beni, servizi e consulenza (da e verso l’organizzazione) non costituiscano occasione di “azioni” o “omissioni” funzionali all’atto corruttivo devono essere applicati i seguenti “controlli non finanziari” che consistono in :
Verificare la necessità e la legittimità delle forniture e dei contributi dei soci in affari
- Assicurando che i beni e i servizi che l’organizzazione vende al cliente ed acquista dai fornitori siano:
- Effettivo oggetto di prestazioni e non risultino fittiziamente documentate
- Oggetto di reale interesse economico e non giustifichino invece, fittiziamente, prestazioni occulte
Verificare la conformità delle forniture alle specifiche contrattuali
Assicurando che le forniture di beni e servizi, da e verso l’organizzazione, corrispondano (quantità, qualità, tempi, utilità, specifiche, ecc.) a quanto definito in ambito contrattuale e non si prestino, in eventuali difformità, a giustificare, fittiziamente, flussi di denaro
Verificare la ragionevolezza dell’ammontare dei pagamenti in relazione al valore delle controprestazioni
Assicurando che le controprestazioni relative a fornitori, ai clienti e al personale che lavora per l’organizzazione risultino proporzionate, reciprocamente, rispetto ai valori comuni del mercato
Selezionare fornitori e forniture su un numero ragionevole di offerenti
Assicurando che l’albo fornitori includa un numero adeguato di offerenti tale da poter beneficiare dei vantaggi connessi alla concorrenza tra i fornitori. Assicurare che la gestione dei fornitori e dell’albo fornitori non costituisca uno strumento per favorire determinati offerenti
Approvare le offerte di fornitura solo a seguito della valutazione di almeno due persone
Assicurando che l’offerta di fornitura emessa dal fornitore sia approvata da due persone di livello gerarchico differente
Separare i compiti tra chi chiede, chi approva e chi gestisce le forniture/appalti
Assicurare che vi siano ruoli differenti a chiedere eventuali forniture, ad approvarne l’acquisto a gestirne le modalità di approvvigionamento
Richiedere due firme differenti per le operazioni di modifica dei contratti
Assicurando che le modifiche contrattuali risultino approvate, sul documento di contratto, da due persone differenti di ruolo apicale
Attuare la supervisione dell’alta direzione sull’operazione
Assicurando che l’alta direzione eserciti di persona la supervisione dell’attività acquisendo la consapevolezza di tutti i dati e tutte le informazioni inerenti all’operazione (chi, cosa, come, perché, quando) e verificando, sempre di persona, la veridicità e la concordanza della documentazione comprovante
Proteggere le integrità dei documenti di offerta
- Assicurando che i documenti di offerta risultino protetti e integri nel sistema informativo:
- Dal diritto di accesso, esercitato nelle forme e nei modi per i quali è concesso
- Dalla politica di back per la quale i documenti originali aziendali risiedono sul cloud server
Fornire istruzioni al personale impiegato nel processo
Assicurando che l’attività operativa di business sia eseguita solamente da persone che abbiano ricevuto, attraverso la formazione, la comunicazione e le informazioni documentate le istruzioni per eseguire attuare i controlli di prevenzione
